Transformation numérique des entreprises : un levier stratégique pour la productivité
Les nouvelles technologies évoluent rapidement et sont indispensables pour que votre entreprise demeure efficiente et compétitive. Bien planifié et mis en place, un processus de transformation numérique peut avoir des bénéfices pour votre modèle d'affaires, vos activités et votre culture d'entreprise.
Besoin d’accompagnement pour savoir par où commencer?
Avant de plonger dans les pratiques les plus courantes, commençons par identifier les défis à prévoir et les raisons pour lesquelles la transformation numérique est aujourd'hui un enjeu stratégique incontournable pour les entreprises de toutes tailles.
Comprendre la transformation numérique
Définition et exemples
La transformation numérique consiste à intégrer des technologies dans différentes sphères d'une entreprise afin, notamment, d’optimiser sa performance et de lui permettre de rester compétitive sur le marché. Concrètement, cela peut se traduire entre autres par :
– l'automatisation des processus et de certaines tâches administratives;
– l'analyse de données pour améliorer l'expérience utilisateur;
– la robotisation de la production;
– l'intégration d'un agent conversationnel (chatbot) pour répondre en temps réel aux questions de la clientèle;
– la maintenance préventive des équipements;
– l'implantation d'un système de gestion des stocks.
Quelle est la différence entre transformation numérique et numérisation?
La numérisation consiste à convertir des processus et documents analogiques (c’est-à-dire physiques ou papier) en version numérique. La transformation numérique va plus loin : c'est un changement culturel, organisationnel et stratégique qui touche l'entreprise dans son ensemble. « La clé, c’est de venir intégrer cette philosophie dans toutes les sphères de l’entreprise, du plan stratégique jusqu’à l’exécution », explique Simon Whalen, directeur général et chef de marché, Secteur manufacturier chez Desjardins.
Par exemple, dans un processus de transformation numérique, une entreprise irait au-delà de la numérisation des factures autrefois en format papier. Elle changerait tout son mode de facturation.
Le rôle de l'intelligence artificielle
Impossible de parler des nouvelles technologies numériques sans mentionner l'intelligence artificielle (IA). Moteur de nombreuses solutions numériques, celle-ci sert, entre autres, à analyser et à classifier des données, mais aussi à créer du contenu : on parle alors d'IA générative.
L'automatisation, l'analyse prédictive et la personnalisation
L'intelligence artificielle peut s'avérer très utile pour :
– automatiser les tâches plus répétitives, comme le tri de courriels ou la gestion des stocks;
– prévoir les besoins ou les pannes;
– personnaliser les communications et les recommandations en fonction des besoins de la clientèle.
L’intelligence artificielle et la prise de décision stratégique
Grâce aux algorithmes, l'intelligence artificielle arrive aussi à analyser et à interpréter les flux de données pour en extraire des tendances et faire des liens.
Il existe également des tableaux de bord intelligents, qui permettent de visualiser ces données en temps réel. Pour des dirigeants et dirigeantes d'entreprise, il s'agit d'une mine d'or d'information afin d’aider la prise de décisions stratégiques.
Attention, toutefois : les données peuvent contenir certains biais. Même s'il s'agit d'un outil puissant, l'intelligence artificielle ne peut remplacer l’intelligence humaine. Une interprétation critique demeure indispensable.
Pourquoi la transformation numérique est-elle essentielle?
Parce qu'à l’ère numérique dans laquelle nous évoluons, où les façons de faire changent rapidement, la transformation numérique devient indispensable pour que les entreprises demeurent compétitives et à jour.
Avantages pour la productivité et la compétitivité
Selon une étude menée par la Banque de développement du Canada (BDC) dans les cinq dernières années, 60% des entreprises du secteur manufacturier qui ont adopté les technologies numériques ont vu leur productivité exploser.
Les entreprises engagées dans une transformation numérique en tirent de nombreux bienfaits, selon Simon Whalen :
un gain en efficacité et en temps;
une réduction des coûts;
une meilleure maîtrise des délais de production;
une meilleure expérience utilisateur;
une amélioration de la prise de décision grâce aux données numériques;
une rétention du personnel;
une amélioration de la qualité. « À certains égards, les machines peuvent être plus précises, par exemple pour déceler les défauts de fabrication », illustre-t-il.
Effets sur le personnel et la culture d'entreprise
La transformation numérique ne se limite pas à la technologie : elle touche aussi directement le quotidien des employés et employées. Bien menée, elle favorise la collaboration et l'innovation.
« Le personnel va être amené à travailler sur des tâches où il se sent plus valorisé, plus stimulé. On lui confie davantage de travail stratégique que de travail répétitif et à la chaîne, dont les machines peuvent se charger. » – Simon Whalen
Les défis à relever
Toute transformation numérique vient avec une gestion du changement. Le reconnaître dès le départ permet de mieux prévoir les défis et de les intégrer dans son plan de changement.
La résistance au changement
Un changement organisationnel important exige du temps et de l'adaptation. « Forcément, ça bouscule les façons de travailler et ça peut causer de l'insécurité, note Simon Whalen. Pourtant, l'idée n'est pas de remplacer l'humain par la technologie, mais de faire travailler les deux de façon complémentaire. »
Pour faciliter cette transition et en faire un réel changement culturel, il est crucial de miser sur la formation, de maintenir une excellente communication interne et d'impliquer le personnel à chaque étape du processus de transformation numérique.
Le manque de ressources
Un accès limité à des ressources financières, humaines ou matérielles peut ralentir, voire freiner un processus de transformation numérique.
La solution? Établir un plan complet qui tient compte des besoins actuels et futurs.
Le manque de connaissances
Il est fréquent de ne pas savoir par où commencer ou de posséder des connaissances limitées sur les nouvelles technologies et les nouveaux modes de fonctionnement. C'est donc d'autant plus important pour les entreprises de mobiliser des ressources compétentes et d'être bien accompagnées, autant à l'interne qu'à l'externe.
Les coûts et les incertitudes concernant le retour sur investissement (ROI)
Contrairement à un investissement traditionnel, il est difficile d'avoir un portrait clair des coûts et des avantages financiers de l'implantation de technologies numériques.
Pour avoir une meilleure idée du ROI, il est crucial d'élargir ses indicateurs de performance.
« Les gens font parfois l'erreur de seulement se demander s'ils ont amélioré leur indice de productivité et leur rentabilité. C’est une partie de l’équation, mais il est également conseillé de tenir compte de la satisfaction de la clientèle, de la mobilisation du personnel et de la qualité du produit », explique Simon Whalen.
Il est aussi important de garder en tête qu’un investissement n’est pas un coût fixe, mais une dépense qui peut s’échelonner sur une certaine période, à mesure que le projet évolue. Une fois le plan de transformation numérique bien défini, se tourner vers un directeur ou une directrice de comptes peut être judicieux. On pourra alors évaluer l'accompagnement et les stratégies de financement qui conviendront le mieux à l'entreprise.
Comment réussir sa transformation numérique?
Ces bonnes pratiques peuvent favoriser une transition réussie.
Poser un diagnostic initial et établir un plan de transformation
La première étape consiste à faire un diagnostic de maturité numérique afin d'identifier les besoins de l'entreprise et d'établir un plan d’action séquentiel en fonction des objectifs de transformation.
Pour Simon Whalen, l'idéal est de se faire aider par une firme externe. Au Québec, par exemple, il existe le Réseau des Centres d’expertise industrielle (RCEI), une initiative du ministère de l’Économie, de l’Innovation et de l'Énergie, qui sert précisément à aider la transition numérique des entreprises.
« La firme externe va rendre visite à l'entreprise et poser des questions notamment sur les processus, le modèle d’affaires, le plan stratégique. Puis, elle va établir un calendrier et cibler les projets qui seront les plus faciles à implanter et qui rentabiliseront le mieux l’investissement, par exemple », poursuit Simon Whalen.
Commencer à petite échelle
Intégrer les technologies numériques graduellement est crucial pour que le changement organisationnel se passe rondement. Cela permet de tester différentes avenues et de minimiser les risques au départ. « La première étape de la transformation numérique amène à la deuxième et ainsi de suite. L’idée, c’est de bâtir petit à petit à partir de ce qui a été implanté », recommande Simon Whalen.
Choisir les bon outils
Une autre étape indispensable consiste à faire un choix éclairé en matière de logiciels et d'outils numériques.
Par exemple, l’entreprise pourrait avoir besoin :
– d’un logiciel de gestion des relations avec la clientèle (CRM), qui aide à établir et à gérer le lien avec celle-ci sur une seule et même plateforme;
– d’un progiciel de gestion intégré (PGI), qui comprend tous les outils et processus nécessaires pour gérer les différents aspects d'une entreprise (ressources humaines, comptabilité, fabrication, etc.);
– d’un service infonuagique (cloud), qui permet de centraliser et de stocker les fichiers, les données, les logiciels et les serveurs.
Implanter une transformation numérique peut représenter un investissement important en temps et en argent. Différents éléments sont donc à prendre en compte pour maximiser cet investissement et se doter des logiciels et des outils les mieux adaptés à sa situation :
– Les besoins de l’entreprise et de ses équipes.
– L’adoption des outils par le personnel (formation, temps d’implantation, etc.), afin de favoriser un déploiement réussi.
– La possibilité de maximiser l’utilisation des fonctionnalités à toutes les étapes du processus.
Prioriser la cybersécurité
Intégrer de nouvelles technologies numériques dans une entreprise peut rendre celle-ci plus vulnérable aux cyberattaques. Mettre en place un processus de cybersécurité rigoureux est donc indispensable. « Et il est primordial de le faire en amont, précise Simon Whalen. Il est recommandé de faire de la cybersécurité sa priorité, et ensuite de lancer le processus de transformation numérique. »
Assister et former les équipes
L'accompagnement et la formation du personnel sont des éléments d’une saine gestion de projet et des facteurs de réussite à ne pas négliger. Pour ce faire, il est crucial de désigner des chargés ou chargées de projets à l'interne, d'après Simon Whalen. « Les projets de transformation numérique qui ont vraiment bien réussi sont ceux où les employeurs ont mandaté des ressources, des personnes avec un pouvoir décisionnel dans l'entreprise, qui ont porté ces projets de A à Z. »
Pour favoriser l'agilité organisationnelle, il est aussi important de miser sur des formations adaptées à la réalité et aux compétences du personnel. Elles peuvent même faire partie prenante de la transformation numérique. Par exemple, mettre en place des formations virtuelles qui constitueront ensuite une base de données pour intégrer les nouvelles ressources.
Travailler à une amélioration en continu
« Il n'y a pas de point final à un processus de transformation numérique », explique Simon Whalen. Comme les technologies numériques évoluent constamment, il s’agit d'un processus d'amélioration continu, qu'il importe de garder à jour et de revoir régulièrement. Et l’une des clés est de faire de ce désir d’amélioration continue un élément central de la culture d’entreprise.
Mesurer le succès : les indicateurs et le ROI
Finalement, il importe de rester constamment à l'affût des indicateurs de performance et, au besoin, de réajuster sa stratégie. Dresser un bilan sur une base régulière est indispensable à une transformation numérique fructueuse.
Ce qu’il faut retenir
En somme, la transformation numérique n'a rien d'une tendance passagère : c'est une occasion pour repenser ses façons de faire, développer sa croissance, stimuler l'innovation et rendre son entreprise encore plus compétitive et attrayante.
Envie de passer à l'action? En suivant ces suggestions, vous êtes sur la bonne voie pour amorcer votre transformation numérique. Pour des conseils plus spécifiques à la réalité de votre entreprise, n'hésitez pas à aller chercher un soutien personnalisé auprès de ressources qualifiées.
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